سامانه بودجه و اعتبارات واقعیتاً یک ابزار برای مدیریت هزینه‌های سازمانی است که می‌تواند به حفظ بودجه از خطاهای انسانی کمک کند. با افزایش موضوعات هزینه‌ای سازمان و ردیف‌های بودجه‌ای که به هر موضوع اختصاص داده شده است و همچنین به دلیل درخواست‌های زیادی که در طول یک دوره مالی برای پرداخت به واحد اعتبارات سازمان ارسال می‌شود، مدیریت هزینه کار دشواری می‌شود و بسیار مشاهده شده که بودجه‌ای که برای موضوعی خاص اختصاص یافته بوده بر اثر اشتباه انسانی به موضوع دیگری صرف شده است.