ســــامـــــانـــــه مـــدیــــریـــت امــــلاک و مــســـــتـغــــلات بـــرای مــدیـریـت هـوشـمـنـد فـضـاهـای شـهـری و غـرفـه‌هـا
آیا می‌دانستید بیش از ۶۵٪ سازمان‌ها در مدیریت املاک خود با پراکندگی اطلاعات و تصمیم‌گیری پرریسک مواجه هستند؟
اگر مدیـریت فـضاهای شهــری و غـرفـه‌هـای سـازمـان شـمـا هـنــوز با فایـل‌ها، اکـسـل یـا سـیـسـتـم‌هـای پـراکنـده انجـام می‌شـود، احتـمال خـطا، تـأخیـر و زیـان مـالـی بـسیـار بـالا است. با سامانه مدیریت املاک و مستغلات پیشگام بینش، تمام اطلاعات، اسناد و ارزش دارایی‌ها تنها با چند کلیک در اختیار شما قرار می‌گیرد و تصمیم‌گیری‌های مالی، حقوقی و عملیاتی سریع‌تر، دقیق‌تر و مطمئن‌تر انجام می‌شود.
مشکلات رایج در سامانه مدیریت فضاهای شهری و املاک
- پراکندگی اطلاعات: داده‌ها و اسناد در سیستم‌های مختلف پراکنده‌اند و باعث دوباره‌کاری و خطا می‌شوند.
- تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات ناقص: نبود گزارش‌های لحظه‌ای ریسک سرمایه‌گذاری و استفاده بهینه از املاک را افزایش می‌دهد.
- فراموشی سررسیدها: قراردادها، بیمه‌ها و کارشناسی‌ها به موقع پیگیری نمی‌شوند.
- عدم یکپارچگی مالی و حقوقی: مغایرت اطلاعات مالی و پرونده‌های حقوقی مدیریت و گزارش‌دهی را پیچیده می‌کند.
- نبود تحلیل کلان: فرصت‌های سرمایه‌گذاری و بهره‌وری سازمانی از دست می‌رود.
مزایا و ویژگی‌های سامانه مدیریت املاک و مستغلات
این سامانه هوشمند و یکپارچه، تمامی مشکلات بالا را حل می‌کند و ارزش واقعی دارایی‌های شما را شفاف می‌کند
شفافیت و مدیریت متمرکز اطلاعات
- ثبت و نـگهـداری تمـام اطلاعات مـلکـی و اسناد مرتبط.
- دسترسی سریع و جـست‌وجوی پیشرفته برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز.
- کاهش دوباره‌کاری تا ۷۰٪ و جلوگیری از گم‌شدن اسناد.
تصمیم‌گیری مدیریتی دقیق
- داشـبـوردهـای هـوشـمــنـد و گــزارش‌هـای تحلیلی مبتنی بر GIS.
- شنـاسایـی بـهـتـریـن مـسیـر بـرای استـفاده، فروش یا سـرمایـه‌گذاری در املاک.
- ابزار BI برای تحلیل ارزش و پتانسیل هر ملک و افزایش دقت تصمیم‌گیری تا ۸۵٪.
بهره‌وری عملیاتی بالا
- کـارتــابــل‌هـا، گــردش‌کــارهـا و یـادآورهـای سـیــستـمــی بــرای مـدیـریـت قــراردادهـا و پروژه‌ها.
- ثـبت سـریـع و دقـیـق اطلاعـات بـدون خـطا و تأخیر.
- کــاهــش زمــان انــجـام فـرآیـنـدها تـا ۵۰٪ نسبت به روش سنتی.
کنترل حقوقی و کاهش ریسک
- ثـبـت جـزئـیــات پـرونـده‌هـای حـقـوقـی و قراردادها با هشدارهای خودکار
- پـیـگیــری تـعـهدات قـانـونی، بـیمـه‌هـا و کارشناسی‌ها.
انضباط مالی و حسابداری هوشمند
- مـحاسبـه استهلاک و بهای تمام‌شده املاک به صورت خودکار.
- اتـصال مسـتقـیـم به سـامـانـه‌هـای مـالـی و صدور اسناد حسابداری.
انعطاف‌پذیری و یکپارچگی
- طـراحـی فـرم‌ها و گـزارش‌هـای اخـتصـاصی برای نیازهای سازمان.
- اتصـال به سـامـانه‌های مکـاتبات، مزایدات، مناقصات و GIS.
نبود ارتباط مالی و حقوقی
داده‌های مالی و حقوقی املاک در سیستم‌های جداگانه مغایرت ایجاد می‌کند.
چالش:
پیشگام بینش تراکنش‌ها و پرونده‌ها را یکپارچه کرده و دقت و شفافیت را افزایش می‌دهد.
راهکار:
نبود نگاه تحلیلی و داده‌محور
املاک به‌عنوان دارایی ثابت دیده می‌شوند و فرصت‌های بهره‌وری از دست می‌رود.
چالش:
ابزارهای تحلیلی و داشبوردهای BI ارزش و عملکرد املاک را نمایش می‌دهند.
راهکار:
مدیریت ناکارآمد پروژه‌ها
پروژه‌های تعمیر یا بازسازی بدون پیگیری دقیق پیشرفت و هزینه انجام می‌شوند.
چالش:
پیشگام بینش امکان ثبت و مدیریت پروژه‌ها و مستندات مرتبط را فراهم می‌کند.
راهکار:
پراکنده بودن اطلاعات
اطلاعات املاک پراکنده و غیرساختاری هستند و بازیابی آن‌ها سخت و زمان‌بر است.
چالش:
پیشگام بینش همه داده‌ها را در یک بانک اطلاعاتی متمرکز و قابل جست‌وجو نگه می‌دارد.
راهکار:
نبود دید شفاف از وضعیت املاک
تصویر دقیق از وضعیت استفاده، اجاره یا پرونده‌های حقوقی املاک وجود ندارد.
چالش:
راهکار:
داشبورد هوشمند و گزارش‌گیری لحظه‌ای وضعیت تمام املاک را نمایش می‌دهد.
فراموشی رویدادهای کلیدی
موعد قراردادها، بیمه یا پرداخت‌ها ممکن است فراموش شود.
چالش:
سیستم یادآوری نرم‌افزار همه رویدادهای مهم را به‌صورت هوشمند یادآوری می‌کند.
راهکار:
چالش‌های مدیریت املاک و راه‌حل سامانه پیشگام بینش
ارتباط سامانه مدیریت املاک پیشگام بینش با سایر سیستم‌ها
اتصال به نرم‌افزار اسناد و مکاتبات
تمامی اسناد و نامه‌های مرتبط با املاک که در سیستم‌های دیگر ثبت شده‌اند، به‌صورت یکپارچه در نرم‌افزار املاک قابل مشاهده هستند.
ارتباط با نرم‌افزار BPMS
فرآیندهای ملکی شامل اجاره، خرید، فروش و مزایده در BPMS قابل طراحی بوده و تمامی اطلاعات به‌طور مستقیم در نرم‌افزار املاک بارگذاری می‌شوند.
اتصال به سامانه‌های پرداخت
امکان ارسال و پیگیری فیش‌های پرداخت اجاره و سایر هزینه‌ها از طریق سامانه‌های پرداخت فراهم است.
ارتباط با قبضینو
ثبت و استعلام لحظه‌ای قبوض خدماتی (آب، برق، گاز، تلفن) و اطلاع از وضعیت پرداخت آن‌ها به آسانی امکان‌پذیر است.
اتصال به سرویس نقشه
نمایش موقعیت جغرافیایی و پراکندگی املاک روی نقشه و ارتباط آن با پرونده هر ملک به سادگی انجام می‌شود.
ارتباط با نرم‌افزار حسابداری
اسناد حسابداری مرتبط با عملیات ملکی (خرید، فروش، استهلاک و…) صادر و به سیستم مالی سازمان منتقل می‌شوند.
ارتباط با نرم‌افزار جلسات
ثبت جلسات مرتبط با پرونده‌های ملکی در تقویم جلسات، پیگیری و یادآوری رویدادها را آسان می‌کند.
اتصال به نرم‌افزار تشریفات و معاملات
فرآیند مزایده و مناقصه املاک و مشاهده نتایج آن به صورت آنلاین در نرم‌افزار املاک امکان‌پذیر است.
امکانات سامانه مدیریت املاک و مستغلات پیشگام بینش
آرشیو و ثبت اطلاعات املاک
تمامی اطلاعات ثبتی، شناسنامه‌ای و موقعیت جغرافیایی املاک در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ثبت می‌شود تا دســـتــرســی ســریــع، جــســت‌وجــــو و گزارش‌گیری آسان برای مدیران فراهم شود.
مدیریت اسناد و پرونده‌های حقوقی
امـکان ثبت و ذخیره انواع اسـنـاد مـالـکــیـت، مـجـوزها، بـیـمه‌نـامـه‌هـا و پـــرونـــده‌هــای دعــــــــاوی بـــه‌صـــورت سازمان‌یافته و مرتبط با هر ملک، جهت جلوگیری از پراکندگی و گم‌شدن مدارک.
کنترل قراردادهای اجاره و پرداخت‌ها
گردش کار کامل از ثبت تا تمدید، فسخ یا انتقال قراردادهای اجاره به همراه مدیریت پرداخت‌ها، یادآوری سررسیدها و اتصال مستقیم به سامانه‌های مالی برای افزایش شفافیت.
فرآیند کارشناسی و فروش املاک مازاد
مستندسازی تمامی مراحل کارشناسی و قیمت‌گذاری املاک مازاد، برگزاری مزایده، دریافت پیشنهادها و واگذاری قانـونی دارایـی‌ها بـــه‌صـورت شـفـاف و قــابـل پیگیری.
ارزش‌گذاری و پایش دارایی‌ها
ثبت داده‌های مالی و کارشناسی، محاسبه استهلاک و ارائه گزارش‌های به‌روز برای ارزش‌گذاری دقیق دارایی‌های ملکی سازمان.
مدیریت تعمیرات و ساخت‌وساز
پوشش کامل پروژه‌های عمرانی شامل تعمیرات یا ساخت‌وساز جدید، از مرحله بودجه‌بندی و انتخاب پیمانکار تا ثبت هزینه‌ها و پیگیری پیشرفت پروژه.
مدیریت املاک استیجاری و تملیکی
امکان ثبت و پیگیری کلیه قراردادها، هزینه‌ها و اسناد مرتبط با املاکی که به‌صورت استیجاری یا تملیکی در اختیار سـازمـان قــرار دارند، هــمــراه با پـوشــش همه مراحل دریافت یا واگذاری.
استعلام قبوض و مدیریت هزینه‌ها
ثبت و استعلام سریع قبوض خدماتی از طریق اتـصـال بـه سـامـانـه‌هـای آنلاین و مدیریت هوشمند هزینه‌های ثابت و دوره‌ای املاک.
گزارش‌دهی و داشبورد مدیریتی
ارائه گزارش‌های جامع مالی، حقوقی و عملیاتی همراه با داشبوردهای تحلیلی BI برای تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر مدیران.
پیگیری پروژه‌ها و مدیریت WBS
تعریف و کنترل پروژه‌های ساخت یا نوسازی، ثبت درصد پیشرفت، مدیریت پـرداخــــت‌هــای مـرحـلـه‌ای و نـگـهــداری منظـم اسـنـاد پـیـمـانــکاری در قــالـب سـاخـتـــار شکست پروژه.
یادآوری‌های سیستمی هوشمند
سـیـسـتـم هـوشـمـنـد نـرم‌افـزار بـه‌طـور خودکار تمدید قراردادها، بیمه‌نامه‌ها و زمان رسـیــدگـی بـه دعـــــــاوی را یادآوری می‌کند تا هیچ اقدامی از نظر زمانی مغفول نماند.
یکپارچگی و تبادل اطلاعات سازمانی
امکان هماهنگی و انتقال اطلاعات میان واحدهای حقوقی، مالی، اداری و فنی به‌صورت یکپارچه، بدون نیاز به جابه‌جایی دستی داده‌ها و کاهش خطای انسانی.
۱۴ گام کلیدی در چرخه مدیریت املاک با سامانه پیشگام بینش
۱. ثبت و مستندسازی اطلاعات املاک
تمامی اطلاعات ثبتی، شناسنامه‌ای و موقعیت جغرافیایی املاک به‌صورت ساختاریافته ثبت می‌شود تا دسترسی سریع، جست‌وجو و گزارش‌گیری دقیق برای مدیران فراهم شود.
۲. مدیریت ارزش و وضعیت دارایی‌ها
اطلاعات مالی، کارشناسی و فنی هر ملک به‌طور یکپارچه ثبت و تحلیل می‌شود تا ارزش‌گذاری دقیق، محاسبه استهلاک و کنترل مالی به بهترین شکل انجام گیرد.
۳. مدیریت قراردادها و اجاره‌ها
تمام مراحل قراردادهای اجاره از ثبت تا تمدید، فسخ یا انتقال با یادآوری هوشمند سررسیدها و اتصال مستقیم به سامانه مالی، به‌صورت کامل و شفاف مدیریت می‌شود.
۴. مدیریت قبض‌ها و هزینه‌های ملک
ثبت و مدیریت قبوض خدماتی (آب، برق، گاز و …) و هزینه‌های ثابت یا دوره‌ای مانند شارژ و بیمه، با قابلیت پیگیری آنلاین و ساختاریافته برای جلوگیری از خطا و تأخیر.
۵. مدیریت پروژه‌های تعمیرات و نوسازی
ثبت و پیگیری پروژه‌های تعمیر، بازسازی و ساخت‌وساز همراه با اطلاعات پیمانکار، بودجه، هزینه‌ها و پیشرفت پروژه، به‌گونه‌ای که تاریخچه فنی و اجرایی ملک همیشه قابل دسترسی باشد.
۶. مدیریت دعاوی و مسائل حقوقی
ثبت کامل اطلاعات پرونده‌های حقوقی شامل خواهان و خوانده، مرجع رسیدگی، روند جلسات و آرای صادره، به همراه یادآوری‌های هوشمند برای جلوگیری از ریسک‌های قانونی.
۷. فرآیند کارشناسی، مزایده و فروش املاک
تمام مراحل کارشناسی، اعلام مزایده، ثبت پیشنهادها، تعیین برنده و انتقال نهایی ملک با رعایت شفافیت، سرعت و انضباط قانونی انجام می‌شود.
۸. ثبت اسناد مالی و اتصال به حسابداری
تمام تراکنش‌های مالی مرتبط با املاک به صورت خودکار و هماهنگ با سیستم‌های حسابداری ثبت می‌شود تا شفافیت مالی و انطباق با مقررات تضمین گردد.
۹. داشبورد تحلیلی و گزارش‌گیری مدیریتی
ارائه گزارش‌های جامع مالی، عملیاتی و حقوقی همراه با داشبورد BI برای تصمیم‌گیری سریع، دقیق و حرفه‌ای مدیران.
۱۰. طراحی فرم‌ها و فیلدهای اختصاصی
امکان طراحی فرم‌ها و فیلدهای اطلاعاتی اختصاصی برای ثبت داده‌های خاص سازمان و پوشش کامل فرآیندهای متنوع مدیریت املاک.
۱۱. مدیریت املاک استیجاری و تملیکی
پیگیری و مدیریت کامل قراردادها، هزینه‌ها و اسناد املاک استیجاری یا تملیکی، با پوشش همه مراحل دریافت، بهره‌برداری یا واگذاری.
۱۲. مدیریت تأسیسات ملک
ثبت اطلاعات فنی و مالی تأسیسات مانند آسانسور، موتورخانه و سیستم‌های تهویه، با امکان پیگیری تعمیرات و محاسبه استهلاک برای افزایش عمر مفید و کاهش ریسک خرابی.
۱۳. APIهای یکپارچه و اتصال به سامانه‌ها
امکان ارتباط امن و استاندارد با سایر سامانه‌های سازمان مانند مالی، مکاتبات، BPMS و نقشه، برای یکپارچگی داده‌ها و جلوگیری از جزیره‌ای شدن سیستم‌ها.
۱۴. نظارت و کنترل هوشمند عملیات ملکی
سیستم هوشمند نرم‌افزار با یادآوری‌های دقیق، هشدارها و قابلیت گزارش‌گیری لحظه‌ای، مدیریت دارایی‌ها و پروژه‌ها را به‌صورت کاملاً کنترل‌شده و بهینه ارائه می‌دهد.
سئوالات متداول
نحوه بروز رسانی قوانین به چه صورت است؟
قیمت بر اساس تعداد کاربران، حجم املاک و امکانات مورد نیاز سازمان تعیین می‌شود و قابل مذاکره است.
آیا امکان ایجاد گزارش‌های سفارشی وجود دارد؟
بله، کاربران می‌توانند گزارش‌های پارامتریک و دلخواه خود را ایجاد کنند تا مدیریت دقیق‌تر و داده‌محور داشته باشند.
سطوح دسترسی کاربران چگونه تنظیم می‌شود؟
سطوح دسترسی برای مدیران، کارشناسان و سایر کاربران قابل تعریف است تا امنیت و کنترل اطلاعات حفظ شود.
آیا امکان بارگذاری نقشه‌ها و تصاویر ملک وجود دارد؟
بله، تمام نقشه‌ها و تصاویر مرتبط با هر ملک قابل بارگذاری و مشاهده هستند.
سامانه قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری دیگر را دارد؟
بله، امکان اتصال به سایر نرم‌افزارهای حسابداری و یکپارچگی اطلاعات مالی فراهم است.
