ســامـــــانـــه مــدیـــریـــت موافقتنامهها ســـمــن
راهــکـاری هـوشــمـنـد بـرای کـنـتـرل، نـظـارت و تـسـریـع در اجــرای مـوافـقـتنـامـههـای ســازمــانــی
در سازمانهای بزرگ، فرآیند تصویب و اجرای موافقتنامهها یکی از حساسترین و پیـچیـدهتـرین بخـشهـای کاری است. حجم بالای مستندات، تعدد واحدهای درگیر و نیاز به شفافیت در تصمیمگیری، باعث میشود که مدیریت دستی و غیرمتمرکز این فرآیندها با ریسک بالای خطا، تأخیر و ناهماهنگی مواجه شود. سامانه مدیریت موافقتنامهها (سمن)، محصولی از شـرکت دانـشبنیان پیشگام بینش است که با هــدف ایـجـاد یـک بـسـتــر الـکـتـرونـیـکی و هـوشـمـنـد بـرای مـدیـریـت کامل چرخه عمر موافقتنامهها طراحی شده است. این سامانه تمامی مراحل از ایجاد، بررسی، تصویب تا ابلاغ و پایش اجرای موافقتنامهها را بهصورت یکپارچه و قابل رهگیری مدیریت میکند.
چرا سازمانها به سامانه مدیریت موافقتنامهها سمن نیاز دارند؟
یکی از نقاط قوت سامانههای پیشگام بینش، طراحی یکپارچه و اتصال بین سامانههای مدیریتی سازمان است.
سامانه سمن میتواند بهصورت مستقیم با سایر سامانههای کلیدی سازمان از جمله:
- نبود دید مدیریتی متمرکز بر وضعیت اجرای موافقتنامهها
- طولانی شدن روند تصویب و ابلاغ به دلیل گردش دستی اسناد
- عدم هماهنگی بین واحدهای مالی، فنی و حقوقی
- دشواری در ردیابی تاریخچه تغییرات و نسخ مختلف
- احتمال بروز مغایرت بین اطلاعات ثبتشده و نسخه نهایی مصوب
سامانه سمن با یکپارچهسازی فرآیندها و حذف کاغذبازیهای تکراری، این مشکلات را به طور کامل برطرف میکند.
نـقــش سـامــانـه مـدیـریــت مـوافـقــتنـامـههـا ســمــن در یـکــپــارچـگــی اطـلاعــات سـازمـانـی
یـکی از نـقـاط قـوت سـامـانـههـای پـیـشـگام بـیـنـش، طـراحـی یـکـپـارچـه و اتـصـال بـیـن سـامـانـههـای مـدیـریـتـی سـازمـان اسـت. سـامـانـه مـدیـریـت مـوافـقـتنـامـههـا ســـمـــن مـیتـوانـد بـهصـورت مـسـتـقـیـم بـا سـایـر سـامـانـههـای کـلیـدی سـازمـان از جـمـلـه:
قابلیتها و امکانات سامانه مدیریت موافقتنامهها سمن
سامانه مدیریت موافقتنامهها سمن بهگونهای طراحی شده که تمام نیازهای سازمان در حوزه ثبت، پیگیری و کنترل اسناد را پوشش دهد:
ثبت و مدیریت الکترونیکی موافقتنامهها
- ایـــجــاد و ثـبــت مـوافــقـــتنــامـههــا بـر اساس الگوهای استاندارد
- تـخـصیـص شـمـاره یـکتـا و نـگـهـداری نسخ مختلف بهصورت سیستمی
- تعریف وضعیت هر موافقتنامه (در حال بررسی، تصویب شده، در حال اجرا، مختومه)
گردش کار هوشمند و قابل پیگیری
- تـعـریف فـــرآیـــنــدهــای اخـتـصـاصـی تصـویب بر اسـاس سـاخـتـار ســـازمانی
- ارسال خـودکـار مـوافـقتنـامـهها بین واحــدهـای مـرتـبــط (فـنـی، حـقـوقی، مـالـی و مـدیریتی)
- ثبت تاریخچه کامل از تمامی اقـدامات کاربران
تصمیمگیری مدیریتی دقیق
- نـــمـایــش وضـعـــیـــت لــحــظــهای کـلـــیــه موافقتنامهها
- تـولــیـد گـزارشهـای آمــاری بـر اسـاس نـوع، تاریخ، وضعیت یا واحد مسئول
- هـــشـــدار هــوشمـنــد بـرای سـررسـیــدهــا، تمدیدها و الحاقیهها
امنیت، کنترل دسترسی و ثبت سوابق
- تـعریـف سطح دسـتـرسی بـراسـاس نـقـش سازمانی کاربران
- ثبـت و نگهداری کلیه سوابق تغییرات برای شفافیت بیشتر
- سـازگـاری کـامـل بـا سـیـاسـتهـای امـنـیـت اطلاعات سازمان
مزایا و دستاوردهای استفاده از سامانه مدیریت موافقتنامهها سمن
افزایش شفافیت و پاسخگویی سازمانی
سامانه سمن با ثبت کامل تمامی مراحل ایجاد و تصویب موافقتنامهها، امکان مشاهده و پیگیری فرآیندها را برای مدیران فراهم میکند و از تصمیمگیریهای غیرمستند جلوگیری مینماید.
کاهش زمان تصویب و ابلاغ موافقتنامهها
با خودکارسازی مراحل بررسی و تایید، سمن روند تصویب موافقتنامهها را تسریع کرده و زمان انتظار بین واحدهای مختلف را به حداقل میرساند.
بهبود هماهنگی بین واحدهای مختلف
اتصال سمن به سایر سامانههای سازمانی، مانند مالی، بودجه و مصوبات، موجب جریان منسجم اطلاعات و هماهنگی بیشتر بین واحدهای مرتبط میشود.
پیشگیری از خطاهای انسانی و مغایرتهای اطلاعاتی
ثبت دادهها بهصورت الکترونیکی و استفاده از گردش کار خودکار در سمن، خطاهای ناشی از ورود یا انتقال دستی اطلاعات را به حداقل میرساند.
دسترسی سریع به سوابق و اطلاعات
مدیران میتوانند در هر زمان به مستندات، پیوستها و سوابق تصمیمگیریها دسترسی داشته باشند و گزارشهای دقیق و بهروز دریافت کنند.
تصمیمگیری مدیریتی بر پایه دادههای واقعی
داشبورد تحلیلی سمن با ارائه شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) و دادههای بهروز، به مدیران کمک میکند تصمیمات مبتنی بر شواهد و تحلیل دقیق اتخاذ نمایند.
سامانه مدیریت موافقتنامهها ، حلقه اتصال تصمیم و اجرا
سامانه مدیریت موافقتنامهها تنها یک نرمافزار نیست؛ بلکه ابزاری استراتژیک برای تسریع تصمیمگیری، شفافسازی فرآیندها و کنترل دقیق اجرای تعهدات سازمانی است.با بهرهگیری از این سامانه، مدیران میتوانند در هر لحظه از وضعیت اجرای موافقتنامهها، میزان پیشرفت، تعهدات مالی و حقوقی اطلاع دقیق داشته باشند.
سؤالات متداول
آیا سامانه مدیریت موافقتنامهها قابل استفاده در سازمانهای دولتی و خصوصی است؟
بله، این سامانه بهصورت بومی طراحی شده و متناسب با نیازهای سازمانهای دولتی، نیمهدولتی و خصوصی قابل پیکربندی و شخصیسازی است.
آیا امکان گزارشگیری مدیریتی در سامانه مدیریت موافقتنامهها وجود دارد؟
بله. سامانه مدیریت موافقتنامهها دارای داشبورد مدیریتی و گزارشهای تحلیلی است که اطلاعات کلیدی هر موافقتنامه را بهصورت نموداری و تحلیلی نمایش میدهد تا مدیران بتوانند تصمیمگیری مؤثرتری داشته باشند.
امنیت اطلاعات درسامانه مدیریت موافقتنامهها چگونه تضمین میشود؟
در سامانه مدیریت موافقتنامهها، سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش سازمانی تعیین میشود و تمامی اقدامات بهصورت خودکار در بخش ثبت سوابق (Audit Trail) ذخیره میگردد تا امنیت و شفافیت کامل دادهها حفظ شود.
آیا سامانه مدیریت موافقتنامههاقابلیت اتصال به سایر سامانههای سازمان را دارد؟
بله. سامانه مدیریت موافقتنامهها بهصورت یکپارچه با سامانههایی مانند سمیم (مدیریت مناقصات و قراردادها)، سامانه مصوبات هیئتمدیره، سامانههای بودجه و مالی و اتوماسیون اداری قابل اتصال است.
چه تفاوتی بین سامانه مدیریت موافقتنامههاو سامانههای اداری معمولی وجود دارد؟
سامانه مدیریت موافقتنامهها (سمن) یک راهکار تخصصی برای مدیریت موافقتنامهها و قراردادهای سازمانی است و برخلاف سیستمهای اداری عمومی، قابلیتهایی مانند گردش کار هوشمند، کنترل دسترسی، ثبت سوابق و اتصال به سامانههای مالی و مصوبات را ارائه میدهد.
سامانه مدیریت موافقتنامهها دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
سامانه مدیریت موافقتنامهها (سمن) کلیه مراحل ثبت، بررسی، تصویب و اجرای موافقتنامهها را بهصورت الکترونیکی و یکپارچه مدیریت میکند و با حذف فرآیندهای دستی، دقت و سرعت تصمیمگیری سازمانی را افزایش میدهد.
